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仕事に関する情報すべてを一元管理する【Evernote】

   

たいへんメジャーなサービスですので説明は不要かもしれませんが、Evernoteはネット上にメモや写真などを保存して必要な時に取り出せるクラウドサービスです。

今回はアプリからのアカウント作成やノートの追加をみていきますが、MacやiPad、Windowsと同期してどの端末からもメモや書類を閲覧できるようにするのが本来の使い方です。

アカウント作成

アプリをダウンロードして起動するとアカウント作成画面が表示されます。もしログイン画面が表示されている場合は、下にアカウント作成のボタンがあります。メールアドレスと任意のパスワードを入力してアカウントを作成をタップすると、アカウントが作成されホーム画面が立ち上がります。

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ノートの作成

Evernoteで扱うメモや写真はノートと呼ばれます。ホーム画面の新規ノートを作成と書かれた下にテキストカメラ写真リマインダーリストの5つのボタンがあります。作成したいノートの目的に合わせてこれらから選択しますが、ここではとりあえずテキストのノートを作成します。

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ノートと表示がある部分に文字を入力するとノートのタイトルとなり、カーソルがある部分がノートの中身になります。それぞれ入力して保存するとノートが作成されます。

写真

ノートブック

Evernoteにはノートブックというものがあります。これは、ノートをまとめるフォルダのようなものと考えればいいでしょう。先ほど作成したノートはデフォルトで用意されている最初のノートブックに入っています。この2個のノートと記載されているうちの一つがそうです。

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Evernoteでは、このノートブックと後ほど説明するタグというものを使って、大量のノートを整理していくことになります。もちろん検索がききますので、あまり整理せずに運用する方法もありますが、最低限の分類はしておいたほうがいいでしょう。

では、先ほどのノートを新たに作成するノートブックに移動してみます。ノートを開くとタイトルと内容の間にノートブック名が表示されます。ノートブック名をタップするとノートブックを選択する画面になり、ここでは新規にノートブックを作成することもできます。

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ノートブックの作成をタップしてノートブック名に議事録と入力し完了をタップします。これで新たにノートブックが作成され、ノートがそこに移動しました。

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タグ

先ほど書いたようにノートを分類・整理するためにはノートブックの他にタグというものもあります。一つのノートを複数のノートブックに入れることはできませんが、タグは一つのノートに対して複数設定することができます。

ノートを開いてノートブック名の右端にある「i」ボタンをタップします。ノートの詳細画面が表示されますので、タグの追加をタップして設定したいタグを入力していきます。この際、タグを入力して改行をタップすることでタグが角丸のボックスに囲われます。こうなると次のタグを入力できますので、次々と複数のタグを設定していくことができます。

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タグを設定するとホーム画面にも「タグ」ボタンが表示されます。「タグ」ボタンをタップするとタグからノートを検索することができ、目当てのタグを選択するとそのタグが設定されたノートがすべて表示されます。

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Evernoteの活用にあたって

今回はアプリの使い方のごくごく基本的な部分を紹介しました。Evernoteはシンプルなツールでありながら、アイディア次第で様々な場面で活用できるサービスです。

ただ、企業においてはデータや書類の管理・活用に様々な制約があります。くれぐれも社内の規定に抵触しない形での活用をしていただきたいと思います。

私自身も勤務している会社での使用は、原則ローカル限定のノートブック(クラウドにデータをあげない)で運用しています。クラウドサービスを活用するノートブックを一つだけ作成して、出先で確認したいメモや書類だけをそのノートブックに入れています。これではEvernoteの良さを半分も引き出せていませんが、組織の中にいる以上はやむをえないと考えています。まあ、この運用でもグレーな扱いなのですけど。

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