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OmniFocusをマニュアル化して業務効率をアップする方法

      2014/11/10

少したいそうなタイトルをつけてしまいましたが、私自身この方法を実践して業務効率を大幅にアップすることに成功しています。やっていることは実はごくごく基本的なことで特別な手法ではありません。

OmniFocusで過去の案件を参考にチェックリストを作成し、新規案件の雛形とする

これだけです。

OmniFocusでタスク管理を行う際には、GTDの手順に沿って「収集」ー「処理」ー「整理」ー「見直し」ー「実行」と進めていきます。この「収集」をチェックリストを作成して雛形とすることで大幅に短縮させます。

これはルーチンワークが多い方にオススメです。私自身全くのルーチンワークということではないのですが、担当する案件が1〜3年位の周期で回っていき、ベースとして行う業務は各案件で同じような内容になります。

チェックリストを作成するまでは案件ごとに一から収集を行っていました。これだと、今後の業務の流れを頭の中で整理したり過去の業務の記憶を辿ったりと、時間がかかってしまいますし抜けが出る可能性もあります。そこで、各案件に適用できる定型フォルダをOmniFocusで作成することにしました。これを作成するのに多少の労力がかかりますが、一度作成してしまうと以降の業務を効率的に安心して行うことができます。

 

プロジェクトのチェックリストを作成

まずは、各プロジェクトのチェックリストを下記の手順で作成します。

  1. 適当な過去のプロジェクトを複製
  2. 複製したプロジェクトに他の案件の同様のプロジェクトのタスクをコピー
  3. 重複するタスクを削除しつつ不足しているタスク追加して順序を整理
  4. 期限を削除し可能な限りコンテキストを設定する

1の手順では該当するプロジェクトを選択した状態で歯車のアイコンをタップするとメニューが現れ、その一番下の「Duplicate」を選択します。

OmniFocus 2 for Macにおけるプロジェクトの複製

2の手順ではコピーしたいプロジェクトのタスクを選択し、optionを押しながら目的のプロジェクトにドラッグアンドドロップするとタスクがコピーできます。これまでにどれだけ収集作業をきちんとやっていたかによりますが、3案件程度のプロジェクトをまとめると抜け落ちがないでしょう。

これで一つのプロジェクトのチェックリストが出来上がります。

 

定型フォルダを作成

プロジェクトのチェックリストの作成を必要なプロジェクト分だけ繰り返し、それらを定型フォルダと名前をつけたフォルダにまとめると完成です。

下図が私が作成した定型フォルダです。合計すると24のプロジェクトと319のアクションが登録されています。これで担当する案件が発生したときは、この定型フォルダを複製してフォルダ名を変えるだけで自分のやるべきことがリストアップされたことになります。あとは週次レビューで期日やコンテキストを順次設定してタスクを粛々と実行していくだけです。

OmniFocus 2 for Macの定型フォルダのスクリーンショット

 

まとめ

実際にはこの定型フォルダのタスクだけで業務が完了することはなく、当然のことながら案件ごとに様々な課題やトラブルが発生し、当初よりタスクは膨れ上がっていきます。だからといってこの定型フォルダを作成しないというのはナンセンスです。

このフォルダを作成することにより、GTDでいう頭の中を空っぽの状態にすることができます。それで、新たな問題に冷静に対処することができ、仕事の質を高めることにエネルギーを費やすことができます。

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 - Mac, タスク管理 ,

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